Email duplicate (doppie, triple, ecc.) con Microsoft Outlook

Se usate il programma di posta della Microsoft, Outlook, potrebbe esservi capitato un inconveniente davvero fastidioso. Outlook è davvero un ottimo software per la gestione della posta, degli appuntamenti, dei contatti e non solo. Ha però un problema relativo all’archiviazione dei dati che può arrivare a danneggiare l’archivio stesso. Quando il file di archivio si compromette ecco che si verificano strani eventi come il download ripetuto delle stesse email. Il risultato è che ci troviamo con tutte le email doppie ed in alcuni casi triple!
Dopo vari tentativi ho risolto il problema e dato che c’è una procedura precisa per farlo (non reperibile da nessuna parte, purtroppo, nemmeno sul sito Microsoft!) ho deciso di pubblicarla. E’ una procedura articolata e consiglio di eseguirla solo a chi ha dimestichezza con l’uso del pc.

Nel caso aveste bisogno di aiuto, provate a scrivermi qui o sulle mie pagine Facebook, Google Plus o Twitter (cercatemi come mabe23it). Mi trovate anche lì!

Email doppie su Outlook

Step 1 – Annotazione degli account

Prima di operare qualsiasi modifica annotatevi i dati degli account di posta (email, password, autenticazione, pop3, smtp, ecc) perchè sarà necessario un “reset” totale. E’ possibile farlo in maniera automatica e guidata tramite i tools di Micorsoft, ma se non avete dimestichezza optate per la copiatura a mano.

Step 2 – Backup del file PST

Copiate i file PST in una zona sicura. I file PST contengono le email, i contatti, le attività… insomma, tutto il “mondo Outlook”! Consiglio un backup manuale, vale a dire un copia ed incolla dei file PST dalla cartella di origine ad una cartella di archivio provvisoria.
Attenzione! Copiateli e non eliminateli dalla cartella di origine: ci serviranno lì. E’ solo una copia a scopo precauzionale.

Step 3 – Eliminazione degli account

Ora eliminate ogni account di posta configurati in Outlook. E’ indispensabile!
Consiglio anche l’eliminazione delle regole. Non so questo quanto possa influire ma lo consiglio più che altro per non vanificare l’ora di lavoro che vi aspetta.

Step 4 – Creazione di un nuovo file PST

Per ottenre il risultato è indispensabile lavorare su un file di posta vergine, dunque, create un nuovo file PST. Createlo, ovviamente, nella cartella predefinita di Outlook, dove già risiede il file contenitore principale (outlook.PST) e quelli di archivio originali (archive.PST).
Il nuovo file (chiamatelo come preferite, ad esempio: pst_new.pst) appena creato dovrà essere impostato come predefinito (per l’archiviazione delle nuove email) perchè andrà a sostituire il vecchio file di posta (outlook.PST).
Una volta impostato come predefinito il nuovo file PST (ad esempio: pst_new.pst) possiamo procedere l’operazione più noiosa.

Step 5 – Copia delle email, dei contatti, delle attività, ecc…

Non dimenticate di operare senza account attivi! Sono stai eliminati e operate dunque in assenza di account email configurati. Se fosse necessario impostare almeno un account per operare (qualche versione di Outlook su cui non ho ancora operato potrebbe richiederlo) impostate una password volutamente errata o tutti i server POP3, SMTP, IMAP fasulli. O, meglio ancora, scollegate il cavo di rete, disattivate il WiFi o disinserite l’ Internet-Key.
Insomma, fate in modo che durante queste operazione Outlook non si connetta alla rete e scarichi la posta.
Se avete seguito ogni step avrete ora almeno due cartelle di posta: l’originale (Cartelle Personali che fa riferimento a Outlook.PST) ma non più predefinita e la nuova (Cartelle Personali che fa riferimento a pst_new.PST) impostata da voi come predefinita. Qualcuno avrà anche altre cartelle come quelle “Archivio” o altre da lui create.
Consiglio di rinominare le Cartelle Personali per evitare confusione. Non modificate il nome alla Cartelle Personali vergine e rinominate la vecchia Cartelle Personali in Cartelle Personali OLD.
Ora armatevi di pazienza e attenzione e cominciate a spostare tutte le email dalla vecchia Cartelle Personali OLD alla nuova Cartelle Personali ancora vergine. Se avete delle sottocartelle, allora vi consiglio di non spostare le sottocartelle per intero ma di procedete creando una nuova sottocartella e spostando solo le email in esse contenute.
Mi spiego meglio! In Cartelle Personali OLD avrete certamente la sottocartella Posta in Arrivo e qui, magari, vi siete creati le sottocartelle Fornitori, Clienti e Banche.
Se così è, allora, andate nella nuova e predefinita Cartelle Personali, selezionate la cartella Posta in Arrivo (già presente e vergine) e qui create manualmente le nuove cartelle Fornitori, Clienti e Banche.
Fatto questo andate nella vecchia Cartelle Personali OLD, in Posta in Arrivo, in Fornitori, selezionate le email contenute in essa e rilasciatele nella posizione speculare della nuova Cartelle Personali (Cartelle Personali -> Posta in Arrivo -> Fornitori.
Così fate anche per le cartelle Clienti, Banche e per ogni singola cartella che è presente in Cartelle Personali OLD. Stessa cosa per i Contatti!
In parole semplici ma chiare, lo scopo è evitare di ridurre al minimo la copia dell’errore di Outlook, dunque, anzichè spostare le cartelle, ri-createle.

Step 6 – Creazione degli account di posta

Terminata la copia delle email, dei contatti e di tutto ciò che è necessario, configurate gli account.
Io li creo manulamente senza sfruttare nessun tool di automazione per evitare di trasferire eventuali errori che possano causare vecchi problemi e dunque vanificare il lavoro fin qui eseguito.

Step 7 – Test (sanza allarmarsi!)

A questo punto avviate la ricezione della nuova posta e non allarmatevi se vedete che Outlook scarica le email che sono già presenti perchè questo non significa ancora nulla. Outlook, infatti, scaricherà tutto ciò che risiede sul server di posta comprese quelle già presenti (se era attiva l’opzione “Lascia sul server per N giorni”) perchè il lavoro da voi fin qui fatto, non influisce sulle email che già presenti in Outlook ma solamente su quelle da scaricare.
Quello che è davvero necessario per capire se ora Outlook opera correttamente è inviare una nuova email da un’altra posizione (o attraverso una WebMail o attraverso un altro PC con account di posta differenti) su ciascun account presente sul nostro nuovo Outlook e ammirare compiaciuti che questa è scaricata una sola volta!

Rassicurazioni

Non so se esistono alre soluzioni più rapide ed onestamente non le ho trovate …nemmeno sul forum di Microsoft!
Ciò che posso dire è che questa soluzione è funzionante. L’ho applicata almeno una decina di volte e su versioni differenti e ha sempre portato al risultato preventivato. Niente più email duplicate!

28 comments

  • Lisa

    io invece ho il problema inverso…. cioè io spedisco una mail e il destinatario ne riceve una decina tutte uguali. su Outlook 2013
    come devo fare?

    • Ciao Lisa! Scusami per il ritardo ma a causa di un errore nelle notifiche sul mio blog molti commenti non mi sono stati segnalati. Per questo errore di configurazione non ho risposto a molti e sto cercando di recuperare. Hai risolto? Ti posso ancora aiutare?

      • Lisa

        Ciao Mauro….purtroppo non ho risolto e ora capitano pure giorni che con alcune mail (anche con quelle alle quali ho già scritto più volte), che mi tornano indietro immediatamente con avviso “impossibile spedire alla mail” anche se faccio rispondi ad una mail che mi arriva.

        • Quando le email non vengono inviate viene visualizzato un codice di errore oltre al messaggio “Impossibile inviare…”? Generalmente Outlook genera questo codice che consente di arrivare direttamente alla fonte del problema.
          Prima hai scritto che quando invii un’email da a outlook il destinatario ne riceve una decina (tutte uguali). Hai già verificato che questo ti capita con destinatari diversi o la segnalazione ti arriva da un solo utente?
          Ho bisogno di conoscere questi dettagli per aiutarti.

  • Laura

    Ciao,

    io ho un problema legato al fatto che dopo aver importato i file di backup, mi scarica tutta la posta dell’account impostato, c’è una soluzione?

    Grazie,

    Laura

    • Ciao Laura! Scusami ma non sono sicuro di aver capito. Tu hai importato un backup di outlook con tutta la vecchia posta e hai poi ripristinato i parametri del vecchio account (email, server POP o IMAP, ecc.). Ora Outlook sta scaricando la nuova posta ed insieme a questa anche quella di cui tu hai ripristinano il backup, lasciandoti così un cospicuo numero di doppioni. E’ corretto?
      Se si… come hai importato il backup? Utilizzando “esporta” ed “importa” di Outlook? O copiando semplicemente il file .PST?

      • Laura

        Ciao,
        grazie mille per l’aiuto!
        E’ corretto, per inserire il file pst sono andata su impostazioni account e nella sezione “file di dati” ho fatto aggiungi… e da lì mi è apparsa sulla sinistra la cartella con tutte le sottocartelle e le mail.
        Ma ora mi sta per collassare outlook ogni volta che prova a scaricare le mail!
        Ci sono soluzioni?

        • Ciao. Scusa il ritardo. Una soluzione potrebbe essere quella di configurare gli account email con outlook e, successivamente, importare la vecchia posta spuntando la voce: non importare duplicati. Lavorando seguendo questa procedura potresti evitare i duplicati, però è fondamentale prima scaricare la posta e poi importare il backup. Non ho certezza in merito ma sono fiducioso…dipende molto anche dalla versione di Outlook.
          Certo è che con Outlook questi problemi purtroppo possono capitare… è un applicativo molto complesso. Se non si hanno esigenze particolari, se non si ha moltissima posta elettronica, si può pensare di utilizzare client web professionali come Gmail. Outlook è un ottimo sistema ma più idoneo a grandi realtà aziendali o a chi ha una gestione della posto particolare (magari anche offline).
          Se hai ancora bisogno di aiuto sono a disposizione. Se risolvi fammi sapere.. sono curioso!

  • Laura

    Ciao,

    alla fine mi sono arresa e ho scaricato i miei 5ooo e più messaggi, ovviamente il giorno dopo aver fatto questa operazione incontro un amico del mio ragazzo che mi suggeriva la tua stessa tecnica, non ho provato perchè ero già felice di poter tornare a lavorare, ma a fine anno dovrei comprare un altro pc, e quella sarà la volta buona.
    Grazie mille per l’aiuto!

    Laura

  • alberto

    ho outlook 2013 con diversi account di posta.
    da uno di questi risultano inviate più email, soprattutto se c’è allegato.
    puoi aiutarmi?

    • mauro

      Ciao Alberto! Non sono sicuro di aver capito il tuo problema: tu invii un’email ad un destinatario e questo riceve più copie dell’originale? Tutte identiche? Anche con lo stesso orario?

  • paolo

    con più destinatari e mi è successo con 3 mega, 10 mega , 1 mega
    grazie

  • Giusi

    Ciao Stesso problema quando invio allegati di posta anche a destinatari diversi partono 10-20 mail devo spegnere il computer e riavviare per bloccarlo

  • alberto

    ciao,
    ho il problema che da outlook invio mail doppie e poi si riempe la casella.

    puoi fare servizio da remoto?

  • marita

    Ciao Mauro, vedo che non ci sono messaggi da un bel po’ di tempo, ma ci provo lo stesso. Quando sono via la posta continua ovviamente ad arrivare. Per non intasare outlook allora, al mio rientro mi collego con le webmail sui siti dei vari gestori ed elimino quelle che non mi interessano, avendo cura di svuotare anche il cestino e lo spam. Solo dopo avvio outlook che però mi scarica 400/500 mail, come se non le avessi mai eliminate. Cosa posso fare? Ho outlook 2013. Quando avevo outlook express questo sistema funzionava alla perfezione.
    Grazie per l’iuto che vorrai darmi.

  • marita

    Ciao Mauro, sì, mi capita con tutti i fornitori di posta.
    E’ una cosa piuttosto seccante.
    Se togliessi l’opzione di conservare i messaggi sul server secondo te potrebbe funzionare?
    Adesso faccio un po’ di prove mirate, magari con un provider alla volta.
    Comunque la situazione è questa e succede srmpre.
    Grazie per la tua risposta.

    • Mauro Beretta

      L’opzione conserva messaggi sul server è teoricamente ininfluente al tuo problema. Se la selezioni, Outlook eliminerà i messaggi dal server una volta scaricati. In questo modo dalla webmail non vedresti più alcuna email antecedente al tuo ultimo accesso con Outlook.
      Potrebbe succedere che quando elimini i messaggi dal server di posta questi abbiano un tempo tecnico entro il quale sono ancora scaricabili. Potresti provare, se non l’hai già fatto, ad eliminare via webmail dai server e aprire outlook qualche ora dopo o addirittura 24 ore dopo l’eliminazione.

  • marita

    Grazie mille Mauro, ci provo e poi ti faccio sapere come è andata.
    Intanto grazie!!!

  • Lorena

    Salve, chiedo cortesemente assistenza su un problema di questo tipo molto seccante. Quando invio una mail ad un destinatario lo stesso ne riceve una decina tutte uguali. su Outlook 2013. Dovrei poi bloccare servizio spegnendo router o riavviando Outlook per interrompere. La posta resta in uscita … ma la invia motlte volte. Succede con destinatari diversi. Le mail hanno allegati dai 2-3 Mb ma anche 6-9 Mb. Il provider fornitore Aruba non vede anomalie. Come devo fare? Ho letto vari forum ma non risolutivi. Grazie!

  • lorenzo

    a me invece è successo di aver inviato una mail con due .pdf allegati e il destinatario ha ricevuto tre allegati , nel senso che uno dei due si è duplicato. Come mai? grazie

  • Michela

    Buongiorno, a me succede la cosa che ho letto più volte qui nel blog: la stessa mail arriva più volte. è come se venisse inviata più volte.
    Ciò succede con diversi indirizzi mail a cui spedisco.
    Un aiuto? Grazie mille

  • Luigi

    Buongiorno, ho un problema con outlook 2013, invio una mail poi chiudo utlook e spengo il pc quando lo riaccendo e apro outlook mi invia la mail di nuovo. Account collegato a office 365.
    Grzie

    • Mauro Beretta

      Ciao Luigi,
      Se le tue email hanno una configurazione IMAP potresti risolvere velocemente così:
      File -> Opzioni -> Posta.
      Cerca “Salvataggio Messaggi” e vai a togliere la selezione dalla voce “Salva una copia dei messaggi nella casella posta inviata”.
      A seconda della versione di Outlook questi passaggi possono variare pertanto cerca di intuire le alternative nel caso non trovassi un’esatta corrispondenza.

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